Não podemos negar que os grupos de WhatsApp são uma realidade presente em nossas vidas tanto no aspecto pessoal como também no profissional. Uma prática que tem se tornado comum é a criação de grupos de moradores voltado para às questões do condomínio, seja por iniciativa do síndico ou por iniciativa dos próprios condôminos.
Cientes dessa tendência, organizamos 06 questões importantes a serem consideradas com objetivo de manter uma boa comunicação.
1. Propósito e regras bem definidas
Ressaltar junto aos condôminos que forem chegando no grupo a importância de tratar no grupo apenas sobre questões pertinentes ao condomínio e sua administração.
2. Nem tudo relacionado deve se abordado no grupo
Temas relacionado a cobranças e reclamações envolvendo outros condôminos e/ou que podem gerar discussões devem ser evitados neste canal de comunicação. Direcione ao síndico essa comunicação.
3. O grupo não elimina os canais oficiais de comunicação
Questões devem ser formalizadas como reclamações e ocorrências de um modo geral devem ser documentados no livro de ocorrências do condomínio.
4. Não exponha nomes e imagens no grupo
principalmente em situações que envolvam reclamações, o procedimento correto é que o síndico seja procurado para a devida orientação e tratativa sobre como proceder.
5. Evitem áudios longos no grupo
Mensagens por escritos tendem a ser mais curtas, claras e objetivas e vistas mais rapidamente. No caso do envio de áudios certifique-se de usar a comunicação necessária.
6. Atenção ao tempo de resposta
Apesar da facilidade proporcionada nesse tipo de comunicação, precisamos entender que a comunicação via WhatsApp está condicionada também ao tempo e disponibilidade da pessoa que está do outro lado, ainda mais se tratando de uma conversa em grupo. Assim, para questões mais urgentes o mais indicado é que o contato seja feito de forma direta no privado ou até mesmo por ligação.
Mesmo seguindo as questões acima, manter tudo funcionando bem é um desafio diário. Aos administradores de grupos é importante que de tempos em tempos os membros do grupo sejam lembrados das regras e boas práticas, assim como a importância do livro de ocorrências para os casos pertinentes.